Vous souhaitez faire appel à une société pour entretenir les locaux de votre entreprise ?
Pour éviter les désagréments ou vous apercevoir après quelques interventions que les prestations ne correspondent pas à vos besoins, vous devez concevoir un cahier des charges. Il constitue le contrat technique du travail à faire. Mal formulé ou incomplet, il peut engendrer des désaccords.
Pour vous aider dans votre démarche, nous vous proposons 5 étapes à suivre pour rédiger un cahier des charges (presque) parfait !
1- Découper votre établissement en zones distinctes
Commencez par lister les différentes zones/pièces des locaux à nettoyer ainsi que leurs surfaces approximatives.
Pensez également à décrire leurs spécificités : bureaux avec moquette, sanitaires, salles de réunion, chambres, ateliers de production, etc.
Pour que le cahier des charges destiné à une entreprise de nettoyage soit exploitable, indiquez aussi si certaines de ces pièces ont des restrictions d'accès : horaires d'occupation, consignes de sécurité particulières, confidentialité à respecter, etc.
La société qui intervient doit savoir quel sera l'environnement de travail afin de vous proposer un contrat de prestations parfaitement adapté à votre situation.
Choisir une entreprise de nettoyage pour vos locaux professionnels en fonction de vos besoins et de vos attentes est primordial.
2- Regrouper les zones qui bénéficieront d'un traitement identique
Maintenant que vous avez listé les différentes zones à nettoyer, traiter ou entretenir, vous devez les regrouper selon leurs similitudes.
Voici une liste d’exemples non exhaustive :
- un hôtel : chaque étage peut représenter une zone différente
- une usine : la zone d'accueil et de l'administration peuvent être regroupées.
Ce qui importe pour mettre en place un cahier des charges pour une entreprise de nettoyage est d'indiquer clairement quel sera le type d'intervention et sur quelle surface. Regrouper en zone vous aide donc à synthétiser ces informations.
3- Lister les prestations souhaitées
La rédaction de votre cahier des charges progresse !
Listez maintenant toutes les prestations que vous voudrez faire réaliser, quelle que soit leur fréquence (cette question est abordée ensuite).
Avez-vous besoin que tous les sols, murs et meubles soient pris en charge ? Ou au contraire n'avez-vous besoin que de faire nettoyer de grandes baies vitrées difficiles d'accès ? Est-ce qu'il y a des interventions particulières à réaliser telles que le détachage de moquettes ou canapés ?
Posez-vous les bonnes questions en amont, ce qui facilitera votre travail pour bien rédiger votre cahier des charges.
4- Indiquer la fréquence des prestations de nettoyage
C’est dans cette partie que vous préciserez si vous prévoyez un entretien régulier ou ponctuel.
Si d'autres endroits que les sanitaires ont besoin d’un nettoyage fréquent ou si vous avez besoin d’un entretien de vos moquettes et de votre mobilier avant un événement spécial, tout doit être mentionné.
Signalez ces indications dans le cahier des charges que vous remettrez à l'entreprise de nettoyage.
5- Faire confiance à l'expertise des professionnels
Dernier conseil, ne vous improvisez pas spécialiste du détachage et de l'entretien des meubles et surfaces.
Prenez en compte les remarques que votre entreprise de nettoyage pourra vous donner. L'expertise des professionnels vous permettra de mieux préparer votre demande. Vous pourrez ainsi faire évoluer votre cahier des charges en conséquence.
Pour aller plus loin et vous faciliter la tâche dans votre démarche pour faire entretenir vos locaux, téléchargez gratuitement le guide Les critères à prendre en compte pour le choix de son prestataire d'entretien.
