De plus en plus d'organismes publics externalisent le nettoyage de leurs locaux, habituellement géré en interne. Le choix en la matière de prestataires ne manque pas. Seulement, comment réussir à trouver le bon prestataire avec qui installer une relation de confiance ? Voici quelques conseils dans cet article.
1 - Les avantages d'entretenir de bonnes relations avec vos prestataires
Si vous lisez cet article aujourd’hui, c’est certainement votre cas, comme la plupart des PME, vous avez choisis (ou vous êtes en train) d'externaliser certaines prestations qui ne sont pas au cœur de votre activité.
C'est ainsi que l'entretien par exemple, passe souvent aux mains de prestataires qui sont spécialisés dans ce domaine. Les prestataires sont bien souvent plus que de simples sous-traitants, ils doivent devenir des partenaires sur qui l'on peut compter. Ils sont parfois les seuls à pouvoir nous sortir d'une situation imprévue, urgente ou tout simplement à laquelle vous n’avez pas le temps de vous consacrer.
C'est pour cela qu'il convient de construire ensemble une relation de confiance mutuelle.
2- Etablir une relation de confiance avec votre prestataire d'entretien: mode d’emploi
Certaines prestations, comme l'entretien même si elles ne sont pas au cœur de votre activité sont très importantes, car elles jouent un rôle majeur pour l'image de votre entreprise.
C'est pourquoi dans ce domaine en particulier vous devez pouvoir placer toute votre confiance en votre prestataire d'entretien. Mais alors comment mettre en place cette confiance mutuelle ?
Dès la phase de prospection
L’apport de confiance se travaille dès les débuts de votre processus d'externalisation. Pour établir une bonne relation, il est important que le prestataire partage et respecte vos valeurs, ce sont des critères que vous êtes tout à fait libres de faire figurer dans votre cahier des charges.
Par exemple, si selon vous, l'environnement est au cœur de vos préoccupations alors demandez à ce que votre prestataire s'assure que ces services et produits utilisés soient inoffensifs en matière d'environnement. Consultez l’article L’évaluation de vos besoins pour l’entretien de vos locaux à ce sujet.
Outre vos valeurs, l'appel d'offre doit faire un état des lieux clair et précis de vos besoins.
Identifiez les prestataires clés pour votre entreprise
A la suite de cette première phase de prospection, sélectionnez une short liste de prestataires qui pourraient répondre à vos besoins. Mieux encore, trouver le prestataire dont vous ne pourriez plus vous passer !
Mettez en place une relation gagnant-gagnant
La meilleure collaboration est celle dans laquelle tout le monde gagne ! C’est celle qui fidélisera vos meilleurs prestataires, sans toutefois vous mettre en péril financièrement. Etudiez-la donc avec soin, et n’hésitez pas à faire plusieurs réunions avec votre futur prestataire pour établir clairement votre lien, et les conditions de votre collaboration.
3- Communication et transparence, les clés d'une relation de confiance
Des rencontres régulières avec votre prestataire, pour évaluer la qualité de la prestation ainsi que pour clarifier les difficultés (ou pas) que vous pouvez rencontrer, permettent d'entretenir une relation de confiance. S'il faut savoir être compréhensible et souple face à certaines situations, il faut aussi savoir rester clair et ferme sur les points clés de vos exigences.
Une fois la confiance établie, vous verrez une relation de co-dépendance durable s'installer.
En instaurant une relation dans laquelle votre prestataire et votre entreprise tirent de réels bénéfices, en termes d’expérience, d’image et financiers, alors vous créerez les conditions d’une relation durable et respectueuse.
L'autonomie d'un prestataire en qui vous avez confiance est un gain de temps non négligeable pour vous, pour plus de détails référez-vous à l'article Procare systems, votre prestataire d'entretien qui intervient en toute autonomie.
Pour conclure...
Vous l'aurez compris, pour établir une relation de confiance avec votre prestataire d'entretien, la phase de sélection est une première étape à ne pas négliger. Il convient de bien choisir le sous-traitant et d'établir dès le début une ligne claire qui indique quel type de relation vous cherchez à entretenir avec lui. Si vous cherchez à externaliser votre prestation d'entretien, n'hésitez pas à consulter notre guide « Les critères à prendre en compte pour le choix de son prestataire d'entretien ».
